Pengelolaan Arsip Keuangan di PT Jasa Raharja Cabang Surakarta

Abstract

Arsip keuangan memiliki peran strategis dalam mendukung transparansi, akuntabilitas, serta efektivitas proses administrasi keuangan, terutama pada perusahaan asuransi yang menangani transaksi keuangan dalam jumlah besar. Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui bagaimana pengelolaan arsip keuangan yang dilakukan di PT Jasa Raharja Cabang Surakarta. Jenis penelitian yang digunakan adalah studi kasus dengan pendekatan kualitatif. Teknik pengumpulan data mencakup wawancara semi-terstruktur, observasi partisipatif, dan dokumentasi terhadap aktivitas pengelolaan arsip keuangan yang dilakukan oleh pihak perusahaan. Hasil penelitian menunjukkan bahwa pengelolaan arsip keuangan dilaksanakan secara sistematis melalui lima tahapan, yaitu penciptaan, pendistribusian, penggunaan, pemeliharaan, dan penyusutan arsip. Penerapan Sistem Manajemen Dokumen Digital (SMDD) berperan penting dalam mempercepat proses distribusi dan verifikasi dokumen keuangan secara digital dari kantor cabang ke kantor wilayah hingga kantor pusat. Selain itu, penyimpanan fisik dokumen tetap dilakukan untuk menjamin keberadaan arsip sebagai bukti administrasi dan hukum. Namun demikian, pengelolaan arsip masih menghadapi sejumlah kendala, antara lain keterbatasan ruang penyimpanan arsip fisik, keterlambatan dalam proses penyusutan arsip akibat belum turunnya persetujuan dari kantor pusat, serta gangguan teknis pada sistem SMDD yang sering mengalami perawatan tanpa pemberitahuan.